Polityka prywatności

Projekt do zatwierdzenia przez administratora danych. Dokument zawiera miejsca wymagające uzupełnienia przed produkcyjnym uruchomieniem strony.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa albo imię i nazwisko podmiotu], [DO UZUPEŁNIENIA: adres siedziby lub adres do korespondencji], [DO UZUPEŁNIENIA: NIP/KRS/CEIDG, jeżeli dotyczy] („Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności można skontaktować się pod adresem rezerwacje@estra-stay.pl lub [DO UZUPEŁNIENIA: dodatkowy adres/telefon, jeżeli ma być używany].

[DO UZUPEŁNIENIA: czy wyznaczono inspektora ochrony danych; jeżeli tak, podać dane kontaktowe.]

2. Jakie dane zbieramy

Za pośrednictwem formularza zapytania możemy otrzymać dane podane przez użytkownika, w szczególności:

  • imię i nazwisko;
  • adres e-mail;
  • planowany termin pobytu, liczbę gości i treść wiadomości;
  • informacje potrzebne do obsługi zapytania, ustalenia warunków oraz realizacji pobytu;
  • podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem ze strony i bezpieczeństwem formularza, takie jak adres IP, znaczniki czasu oraz informacje zapisywane w logach serwera — w zakresie rzeczywiście rejestrowanym przez dostawcę hostingu i aplikację.

Prosimy nie przesyłać danych szczególnych kategorii ani informacji, które nie są potrzebne do obsługi zapytania lub pobytu.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

  1. udzielenie odpowiedzi na zapytanie i podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. potwierdzenie i realizacja rezerwacji oraz pobytu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  3. wykonanie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  4. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  5. inne cele oparte na zgodzie — wyłącznie jeżeli użytkownik otrzyma odrębną informację i dobrowolnie wyrazi zgodę, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Podanie danych wymaganych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy jest warunkiem obsługi rezerwacji i pobytu.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które wspierają Administratora w obsłudze serwisu i pobytu, w szczególności dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, obsługi IT, księgowości oraz osobom obsługującym apartament — tylko w niezbędnym zakresie i na odpowiedniej podstawie prawnej.

[DO UZUPEŁNIENIA: wskazać faktycznych dostawców lub ich kategorie, w tym hosting, pocztę/SMTP, utrzymanie serwisu i ewentualny system rezerwacyjny.]

Dane mogą zostać przekazane uprawnionym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

[DO UZUPEŁNIENIA PO AUDYCIE DOSTAWCÓW: czy którykolwiek dostawca przetwarza dane poza EOG; jeśli tak, wskazać podstawę transferu i stosowane zabezpieczenia.]

Do czasu potwierdzenia listy dostawców nie należy deklarować, że dane nigdy nie opuszczają EOG.

6. Okres przechowywania

Dane będą przechowywane przez okres odpowiedni do celu:

  • zapytania, które nie doprowadziły do rezerwacji — [DO USTALENIA: konkretny okres, np. liczony od zakończenia korespondencji];
  • dane związane z rezerwacją i pobytem — przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
  • dokumentacja podatkowa i rachunkowa — przez okres wymagany właściwymi przepisami;
  • logi bezpieczeństwa — [DO USTALENIA Z DOSTAWCĄ HOSTINGU: rzeczywisty okres retencji];
  • dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i możliwości obrony roszczeń.

Przed publikacją Administrator powinien zatwierdzić konkretne okresy lub jednoznaczne kryteria ich ustalania.

7. Prawa osób

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo:

  • dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy i celu przetwarzania oraz obowiązujących przepisów.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Na obecnym etapie dane z formularza nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani do profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na użytkownika. [DO POTWIERDZENIA W AUDYCIE PRODUKCYJNYM.]

9. Pliki cookies i dane techniczne

Serwis może korzystać z cookies oraz podobnych mechanizmów niezbędnych do prawidłowego działania, bezpieczeństwa, obsługi sesji i formularza. Szczegółowa lista nazw, celów i okresów działania cookies zostanie uzupełniona po audycie wersji produkcyjnej.

Obecnie nie deklarujemy używania cookies analitycznych ani marketingowych. Jeżeli takie narzędzia zostaną dodane, polityka zostanie zaktualizowana, a użytkownik otrzyma możliwość dokonania wymaganych wyborów przed ich uruchomieniem.

10. Bezpieczeństwo i aktualizacje

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany działania serwisu, dostawców lub przepisów. Data obowiązywania zatwierdzonej wersji zostanie wskazana po zakończeniu weryfikacji.